Síðast þegar ég skrifaði um viðverustjórnun var það vegna sprengingar á beiðnum um læknisvottorð og miklu álagi tengdum þeim (fyrir lækna). Núna er ástæðan þessi grein sem birtist í morgun 850 borgarstarfsmenn veikir á dag
Eins og með janúar átakið þá eru þó engar töfralausnir í því að takast á við fjarveru. Viðverustjórnun getur verið hluti af lausninni sé rétt staðið að innleiðingunni. Með vel skilgreindum viðmiðum, viðeigandi þjálfun fyrir stjórnendur og markvissri notkun viðverusamtala má fækka fjarvistum.
Góð viðverustefna og samtöl milli stjórnenda og starfsfólks: Leið til árangurs hjá sveitarfélögum
Sveitarfélög standa frammi fyrir áskorunum þegar kemur að fjarveru starfsfólks þar sem starfsmannahópar sveitarfélaga samanstanda oft af breiðum hópi fólks sem sinnir fjölbreyttum verkefnum, frá grunnþjónustu til sérhæfðra verkefna. Góð stjórnun og stuðningur vegna viðveru starfsfólks er því lykilatriði í að tryggja skilvirkni og gæði þjónustunnar. Að nýta viðverustefnu sem byggir á samtölum á milli stjórnenda og starfsfólks, ásamt notkun á t.d Bradford-skalanum til að greina mynstur í fjarveru, getur reynst öflug aðferð.
Hvað er Bradford-skalinn?
Bradford-skalinn er aðferð sem mælir tíðni og lengd fjarveru. Formúlan: B = S² x D þar sem S er fjöldi fjarverutilvika og D sem er fjöldi daga sem starfsmaður er fjarverandi, hjálpar til við að greina óreglulegar og tíðari stuttar fjarvistir sem geta haft meiri áhrif á vinnustaðinn en lengri samfelld fjarvera. Mörg sveitarfélög hafa verið að nýta þessa aðferð til að bera kennsl á mynstrið í fjarveru, sem gerir þeim auðveldara að takast á við undirliggjandi vandamál. Ástæður fjarveru geta verið t.d flensa, streita, óánægja í starfi, slys og fleira.
Góð viðverustefna: Meira en tölfræðilegar upplýsingar
Þrátt fyrir mikilvægi tölfræðilegra útreikninga er góð viðverustefna ekki aðeins byggð á tölum. Hún þarf að fela í sér mannleg samskipti og áherslu á stuðningi við starfsfólk. Þegar stjórnendur nýta Bradford-skalann sem tól til að hefja samtöl við starfsfólk, fremur en refsingu, má nýta skalann til þess að skapa traust og stuðning.
Í góðri viðverustefnu er skýrt hvenær stjórnandi boðar starfsfólk í viðtöl vegna fjarvista t.d. ef stig út frá Bradford-skalanum eru há. Í stað þess að nálgast málið með ásökunum er lykilatriði að ræða við starfsfólk um mögulegar undirliggjandi ástæður fjarverunnar, hvort sem þær tengjast líkamlegri heilsu, andlegri líðan eða persónulegum aðstæðum. Slík nálgun getur leitt til betri lausna, eins og sveigjanlegs vinnutíma, aðstoðar við aðgengi að heilbrigðisþjónustu eða aukinnar aðkomu að starfsþjálfun. Mikilvægt er að ganga ekki út frá því að stjórnendur búi yfir færni í að taka slík samtöl heldur bjóða þeim upp á þjálfun með tilheyrandi eftirfylgni.
Ávinningur fyrir sveitarfélög
Sveitarfélög sem innleiða góða viðverustjórnun með mannlegri nálgun og vel skilgreindri viðverustefnu þar sem stuðst er við t.d Bradford-skalan geta séð fjölþættan ávinning þess að fækka fjarvistum:
- Aukin starfsánægja:Þegar starfsfólk finnur að það fær stuðning frekar en ávítur, eykst hollusta og ánægja í starfi.
- Betri nýting fjármuna:Fjarvera er kostnaðarsöm, en með því að grípa inn í tímanlega má draga úr löngum og óreglulegum veikindum.
- Samfelld þjónusta:Minni truflun á starfsemi sveitarfélagsins eykur gæði þjónustu til íbúa.
Samspil góðrar stefnu, mannlegra samskipta og gagnadrifinnar greiningar getur breytt því hvernig sveitarfélög nálgast áskoranir tengdar fjarveru starfsfólks. Með því að nýta gögn sem tól til stuðnings, og leggja áherslu á samtöl sem leysa úr vandamálum, geta sveitarfélög og stofnanir stuðlað að betra vinnuumhverfi og tryggari þjónustu við samfélagið.
