Oft þegar ég les fræðigreinar og “sannar sögur” um mannauðsmál verður mér hugsað um muninn á því að starfa við mannauðsmál í litlum og meðalstórum fyrirtækjum annars vegar og í stórum fyrirtækjum hins vegar. Mikið af straumum og stefnum, fræðigreinum og rannsóknum tengdum mannauðsmálum taka nefnilega mið af stöðu mannauðsmála í stórum fyrirtækjum.
Stundum, bara stundum, fallast mér hendur þegar ég les um helstu ferla í mannauðsmálum og allar stefnurnar sem við sem störfum alla daga í mannauðsmálum “eigum” að taka upp. Raunveruleikinn er hins vegar sá að mannauðsferlar þjóna ekki markmiðum sínu með sama hætti í litlum fyrirtækjum og í stórum fyrirtækjum. Í stórfyrirtækjum eru mannauðsdeildir með sér teymi og sérfræðinga sem bera ábyrgð á afmörkuðum þáttum mannauðsstjórnunar, t.d. hópur sérfræðinga sem sér eingöngu um ráðningar og móttöku nýliða, fræðsludeild sem tryggir reglulega fræðslugreiningar, teymi sem leggur áherslu á andlega og líkamlega vellíðan starfsfólks, aðgengi er að lögfræðingum o.s.frv. Í litlum fyrirtækjum eru mannauðsmál oftar en ekki í höndum stjórnenda, sem eru líka sérfræðingar í sínu fagi, og því lenda mannauðstengd verkefni oft aftarlega í forgangsröðuninni í daglegu amstri stjórnenda. Í fyrirtækjum, þar sem er starfandi einn mannauðsstjóri, byrjar mannauðsstjórinn kannski morguninn á ráðningarviðtölum, þarf svo að redda köku í hádeginu því einhver á afmæli sem gleymdist að huga að, svarar svo fyrirspurn frá stéttarfélagi, það gleymdist að panta klósettpappír og því þarf að redda hratt og vel og í lok dags (undir kvöld) er tími til að undirbúa jafnlaunavottun sem á að veraá morgun. Það er lítill tími fyrir mannauðsstjóra í þeirri stöðu að hugsa um ferla og innleiða margar stefnur, viðkomandi reynir bara að komast í gegnum daginn.
En hvað er til ráða? Hér eru nokkur ráð til lítilla og meðalstórra fyrirtækja og stofnana sem koma vonandi að góðum notum:
Einblína á þau verkefni sem lagaleg krafa er um
Byrja á að kortleggja hvaða lagalegu kröfur viðkomandi fyrirtæki eða stofnun þarf að uppfylla. Að tryggja að fyrirtæki og stofnanir fari í einu og öllu að lagalegum kröfum er algjört forgangsmál. Það getur leitt til kostnaðarsamra mistaka í ráðningum, gerð ráðningarsamninga, uppsögnum og að uppfylla ekki allar aðrar lagalegar kröfur sem gerðar eru til fyrirtækja og stofnana, eins og jafnlaunavottun og áhættumat starfa.
Ráðningar og móttaka nýliða
Það er alltaf mikilvægt að leggja áherslu á að ráða rétta fólkið, sérstaklega í lykilstöður innan fyrirtækja og stofnana. Sum minni fyrirtæki geta ekki boðið jafn samkeppnishæf laun og stærri fyrirtæki. Þá er mikilvægt að draga fram aðra þætti í ráðningarferlinu sem gætu heillað umsækjendur, t.d. fjölbreytt verkefni, sveigjanleika í starfi (ef hann er til staðar) og góðan og samheldin starfsmannahóp, sem oft einkennir minni vinnustaði. En jafn mikilvægt er að taka frá tíma til að taka vel á móti nýju starfsfólki. Í fræðunum er lögð áhersla á móttökuferli nýliða, en einfaldur tékklisti með helstu atriðum sem þurfa að vera til staðar er oftast það sem til þarf. Góð regla er líka að setjast niður með nýjum starfsmanni á tveggja vikna fresti í 15-20 mínútur fyrstu tvo mánuðina og taka stutt tékk inn.
Ekki gleyma að huga að fræðslu og starfsþróun
Starfsþróun og fræðsla gleymist stundum í minni fyrirtækjum þar sem dagleg verkefni fá alla athygli, ekki bara hjá stjórnendum heldur einnig mannauðsstjórum sem starfa einir. Skortur á þjálfun getur leitt til minni starfsánægju og meiri starfsmannaveltu. Mörgum finnst eftirsóknarvert að geta þróast í starfi með því t.d. að taka að sér fjölbreyttari verkefni, sem minni vinnustaðir geta auðveldlega boðið upp á. Það þarf ekki alltaf að bjóða upp á fjölda námskeiða úti í bæ, að læra af öðrum er frábær leið til að þróast í starfi. Svo má alltaf leggja áherslu á að starfsfólk kynni fyrir hvort öðru hvaða verkefnum þau eru að sinna hverju sinni, sem er einföld leið til að veita fræðslu.
Regluleg endurgjöf
Regluleg endurgjöf er einföld og áhrifarík leið til að auka starfsánægju. Ef það er eitthvað eitt sem ég myndi mæla með sem fræðslu fyrir stjórnendur þá er það námskeið um endurgjöf, það er alls ekki öllum gefið að veita endurgjöf án þess að fá þjálfun og leiðsögn.
Passa upp á sálfélagslega þætti og vinnuvernd
Mikilvægt er að huga að andlegri og líkamlegri vellíðan starfsfólks í öllum fyrirtækjum og leggja mat á áhættuþætti í starfseminni, enda er gerð krafa í lögum um að allir vinnustaðir geri skriflega áætlun um öryggi og heilbrigði á vinnustað. Það má gera með einföldu áhættumati starfa eða leggja fyrir stutta könnun þar sem skoðaðir eru sálfélagslegir þættir. Stjórnendur og mannauðsstjórar hafa oftar en ekki takmörkuð úrræði eða þekkingu til að styðja við starfsfólk varðandi streitu og álag, en geta boðið starfsfólki frían aðgang að sálfræðimeðferð og stuðningi sérfræðinga, t.d. þrjú skipti á ári.
Virkja stjórnendur og gera þá hluta af teymi fyrirtækisins sem sér um mannauðsmál
Mannauðsstjórar þurfa ekki að gera allt sjálfir. Gott er að virkja betur stjórnendur, sem oftar en ekki geta axlað meiri ábyrgð þegar kemur að mannauðsmálum. Þar sem ekki er mannauðsstjóri getur verið góð leið að gera samkomulag um áherslur í mannauðsmálum, ekki ítarlega mannauðsstefnu. Einföld leið er að spyrja starfsfólk og stjórnendur um lykilþætti tengda mannauðsmálum og vinna upp úr þeim svörum áherslur viðkomandi fyrirtækis eða stofnunar í mannauðsmálum.
Fá utanaðkomandi aðstoð
Ekki hræðast að óska eftir aðstoð. Þjónustur eins og mannauðsstjóri til leigu eða bakhjarl í mannauðsmálum geta veitt sérfræðiþekkingu án þess að þurfa að ráða starfsmann í fullt starfi. Einnig er hægt er að leita til sérfræðinga varðandi t.d. vinnurétt og fá álit í flóknum mannauðsmálum.
Fá mat á stöðu mannauðsmála
Með greiningu á stöðu mannauðsmála fá fyrirtæki og stofnanir skýra mynd af því hvort grunnurinn í mannauðsmálum sé traustur og hvaða tækifæri séu til vaxtar. Markmiðið er að fá skýra mynd af því hvað er til staðar og hvað vantar upp á varðandi grunnatriði mannauðsmála, lagalegar kröfur tengdar starfsfólki, ráðningarsamninga og réttindi skv. kjarasamningum. Einnig er skoðað hvað gengur vel og hverjar helstu áskoranirnar eru. Skýr aðgerðaráætlun eykur líkur á markvissri innleiðingu verkefna og stefna sem svo styður við og eflir stjórnendur í viðbrögðum og ákvarðanatöku á sviði mannauðsmála.
