Þrátt fyrir að hugtakið „arftakaáætlun“ sé ekki almennt í umræðunni í íslensku viðskiptalífi þekkja margir hugtakið. Sú arftakaáætlun (succession planning) sem er sennilega þekktust í heiminum sáum við raungerast þegar Elísabet II Bretlandsdrottning lést í september árið 2022. Í kjölfarið fór af stað ítarlegt ferli sem lauk þegar sonur hennar og arftaki, Karl III Bretlandskonungur, var krýndur konungur í maí árið 2023. Þó við sjáum jákvæð dæmi um arftakaáætlanir, eins og í tilfelli bresku krúnunnar, höfum við einnig fylgst með skelfilegri útkomu í þáttunum Succession þegar slík áætlun er ekki til staðar, en þar er fylgst með illskeyttum og blóðugum átökum systkina um yfirráð yfir ættarveldinu.
Markmið arftakaáætlana
Markmiðið með arftakaáætlunum er að tryggja að lykilstöður innan fyrirtækja séu mannaðar hæfustu einstaklingunum hverju sinni. Þetta felur í sér að skilgreina nauðsynlega hæfni, reynslu og eiginleika fyrir lykilstöður og tryggja þannig samfellu í starfsemi fyrirtækisins þegar breytingar verða í hópi stjórnenda og lykilstarfsmanna.
Í sinni einföldustu mynd felur arftakaáætlun í sér fjóra þætti:
- Skilgreining á lykilstörfum
- Mat á hæfni starfsmanna í þessum stöðum, t.d. með frammistöðumati eða hæfnigreiningu.
- Leiðtogaþjálfun fyrir hugsanlega arftaka.
- Gerð viðbragðsáætlunar vegna óvæntra breytinga.
Skilgreining á lykilstörfum
Arftakaáætlanir ná í flestum tilfellum yfir lykilstöður eins og forstjóra, framkvæmdastjóra, fjármálastjóra og mannauðsstjóra. Hins vegar er einnig mikilvægt að beina sjónum að sérfræðingum með ómetanlega þekkingu sem ekki er með auðveldum hætti hægt að ráða í staðinn fyrir.
Mat á hæfni
Þegar umfang arftakaáætlunar liggur fyrir, hefst vinnan sjálf. Það felur í sér að skilgreina nauðsynlega hæfni, reynslu og ekki síður persónulega eiginleika stjórnenda eða starfsfólks í lykilstöðum. Samhliða er kortlögð þekking og reynsla þeirra sem þegar sinna þessum störfum, t.d. með frammistöðumati eða hæfnigreiningu.
Leiðtogaþjálfun fyrir væntanlega arftaka
Mikilvægt er að útbúa markvissa leiðtogaþjálfun fyrir mögulega arftaka. Þetta getur falið í sér stjórnendaþjálfun, “mentorship”, ráðgjöf með reynslumeira fólki, eða þátttöku í verkefni sem veita starfsfólki fjölbreytta reynslu.
Viðbragðsáætlun vegna óvæntra breytinga
Mikilvægt er að undirbúa viðbragðsáætlun til að tryggja stöðugleika, t.d. ef stjórnandi eða lykilstarfsmaður hættir skyndilega eða veikist.
Kynna þarf arftakaáætlunina fyrir lykilstarfsfólki og, þar sem það á við, öðru starfsfólki. Áætlunin ætti að vera lifandi skjal í stöðugri þróun og endurskoðun, enda breytast kröfur um hæfni og þekkingu lykilstarfsfólks í takt við breytingar í ytra og innra umhverfi fyrirtækja.
Í heimi þar sem breytingar eru hluti af daglegum veruleika ættu flest fyrirtæki og stofnanir að hafa einhvers konar arftakaáætlun. Hvort sem um ræðir stórfyrirtæki, ríkisstofnanir eða stjórnmálaflokka, snýst verkefnið um að lágmarka áhættuna sem því fylgir að missa út lykilstarfsfólk, tryggja stöðugleika og samkeppnishæfni á tímum breytinga, draga úr starfsmannaveltu og hvetja starfsfólk til að þróast í starfi.
Arftakaáætlanir eru því ekki aðeins fyrir kóngafólk og stórfyrirtæki – þær eru nauðsynlegar fyrir öll fyrirtæki og stofnanir sem vilja tryggja stöðugleika í rekstri.
