Árangursrík teymismenning í fjarvinnu 

Nú eru skrítnir tímar er setning sem við heyrum mikið þessa dagana og það er vissulega ástæða fyrir því. Mikil óvissa ríkir í samfélaginu og heiminum öllum sem getur valdið spennu og jafnvel kvíða hjá rólyndasta fólki. Það er því afar mikilvægt að huga að fólkinu okkar, sýna umburðarlyndi og samkennd, því þegar við upplifum krísur og ógn getur jafnvel skynsamasta fólk hagað sér óskynsamlega.  Flest erum við að vinna með öðrum í einhverskonar teymum. Þegar hluti starfsmanna er að vinna í fjarvinnu að heiman getur það verið mikil áskorun að skapa árangursríka teymismenningu. 

Það er gagnlegt þegar við förum í auknum mæli inn í fjarvinnu að huga niðurstöðum nýlegra rannsókna um árangursríka teymismenningu og hvað af því getum við tileinkað okkur og hvernig. Hér er stuttur listi yfir helstu atriði: 

• Sálfræðilegt öryggi* er alfa og omega í góðri teymisvinnu. Við upplifum það þegar teymismeðlimir geta verið hreinskilnir hver við annan, komið með hugmyndir, viðurkennt mistök og tekið áhættu án þess að óttast afleiðingar. 

• Teymið hefur sameiginlegan tilgang og markmið. 

• Teymið hefur sameiginleg gildi að leiðarljósi í samvinnu og samskiptum. 

• Meðlimir teymisins upplifa stuðning frá hver frá öðrum og upplifa að eiga heima í teyminu.  

• Teymismeðlimir hafa trú á því sem þeir eru að gera sem og upplifa að þeir séu að vinna að einhverju sem er mikilvægt fyrir teymið. 

• Teymið forðast ekki átök en tekst á við þau í sameiningu með virðingu að leiðarljósi. 

Þegar við vinnum í sama rými erum við vön óformlegum samskiptum þar sem við hittum samstarfsfólk okkar á göngunum, við kaffivélina eða á fundum. Þetta eru  samskipti sem eiga sér stað mörgum sinnum yfir daginn án þess að við séum sérstaklega að taka eftir þeim eða meta þau.   

Þetta er oft það sem býr til hvatningu og sköpun á vinnustað, samskipti sem auka virkni og framleiðni og skipta sköpum við að mynda tengsl milli samstarfsfélaga og auka vellíðan á vinnustaðnum. 

Þegar við erum í fjarvinnu þá detta þessi augnablik ósjálfrátt út og við þurfum að hafa meira fyrir því að skapa samvinnuanda. 

Hvað getum við gert til þess að mynda og viðhalda góðum teymisanda og búa til þessi litlu augnablik í fjarvinnu?

Við göngum út frá því í þessum ráðleggingum að teymið þekkist og tilgangur og markmið teymisins er væntanlega skýr. Hvernig tryggjum við að nægilegt sálfræðilegt öryggi sé til staðar í teyminu til að teymið sé árangursríkt í fjarvinnu? 

• Heyrið í fólkinu ykkar reglulega líkt og á venjulegum vinnudegi og hugið að hvatningu og samheldni hópsins. 

• Búið til teymissamkomulag með ykkar hópi, praktísk atriði eins og hvenær ætti að vera með fundi og hversu oft. Fáið hópinn til að ræða viðfangsefni eins og; hvernig ætlum við að hegða okkur og hvernig ætlum við að styðja hvert annað og passa upp á hvert annað. Hvernig komum við í veg fyrir misskilning? Hvernig við orðum hlutina getur skipt gífurlega miklu máli sérstaklega þegar við erum í fjarvinnu. Það er gott að teymið taki umræðu um þetta, sammælist um hegðun og festi á blað. 

• Passið upp á að allir taki þátt í fundunum, að allir tali eitthvað. Þegar það er sérstaklega mikilvægt er að allir komi með innlegg, skoðun eða tilfinningu þá er t.d. ágætt að varpa fram spurningu biðja fólk um að skrifa niður sitt svar og fara svo hringinn, þannig tryggjum við að allir segir sitt. 

• Búið til fjarvinnuhefðir í samvinnu við teymið. Hefðir eru mjög mikilvægar fyrir teymisanda og árangur teyma. Teymi geta ákveðið að hittast alltaf í korter áður en þau byrja á verkefnum dagsins, þar sem þau fá sér kaffibolla/te/vatn saman og taka stöðuna á hvort öðru. Einnig væri  t.d. hægt að hittast einu sinni í viku og taka hugleiðslu saman eða segja brandara. Hefðir geta verið alls konar og alla vega. Ef einhverjar hefðir hafa verið til staðar áður þá er ágætt að skoða leiðir til að viðhalda þeim í fjarvinnu. 

• Ekki tala bara um verkefnin og verkefnastöðuna á teymisfundum, æfið ykkur í að tala um hvernig ykkur líður, hvað er að ganga vel og hvaða áskoranir eru til staðar.  

• Búið til félagakerfi (buddy system) og skiptið jafnvel um félaga í hverri viku. Félagarnir passa upp á hvern annan, heyra reglulega í hverjum öðrum.  

• Skapið andrúmsloft þar sem hægt er að viðurkenna mistök og læra af þeim. Það er hægt að gera með því að sýna lærdóms hugarfar,  varnarleysi og viðurkenna það þegar við höfum ekki svörin. Biðjið um hjálp og bjóðið hjálp og skapið þannig gott fordæmi fyrir einlægum samskiptum sem stuðla að lærdómi og vexti. 

• Verið forvitin/áhugasöm, spyrjið teymið spurninga, ekki bara sem viðkemur vinnunni.   Því betur sem teymið þekkir hvort annað því betur getur það unnið saman og stutt hvort annað.  

• Síðast en ekki síst. Leikur er grunnurinn að sköpun og nýsköpun. Leikur dregur úr streitu, hjálpar okkur að læra og tengir okkur við aðra. Leikur getu aukið afköst okkar í vinnu og aukið starfsánægju okkar allra. Finnið gleðina og húmorinn í þessum aðstæðum og finnið kostina við tímabundna heimavinnu ein leið tel þess er að búa til skemmtilegar hefðir með teyminu sem fela í sér smá gleði og húmor. Leikið ykkur!   

Dæmi um vinnulag teymis: 

Teymi hittist í korter í upphafi dags.  Hver og einn segir frá hvað hann/hún gerði daginn áður, hvað hann/hún ætlar að gera í dag og hvaða hindranir hann/hún sér.  1 mínúta á mann.  Ef einhverjar hindranir eru til staðar þá er spurt hvort einhver geti hjálpað og þeir aðilar hittast eftir fundinn. 

Hver teymismeðlimur er með sinn félaga „buddy“ og þeir heyrast daglega hvort sem er vegna verkefna eða bara til að lyfta andanum yfir kaffibolla skipt er um félaga vikulega.  Í vikulok hittist teymið á fjarfundi og fer yfir hvað gekk vel í vikunni og hvað gekk síður og hvað þau gætu gert betur. Annan hvern föstudag eru þau með þemadag í klæðnaði og veita verðlaun fyrir besta búninginn á fjarfundi dagsins. 

Að leiða á tímum fjarvinnu 

Fjarvinna skapar nýjar áskoranir fyrir stjórnendur. Það er mikilvægt að byggja upp gagnkvæmt traust milli starfsmanns og yfirmanns og að starfsmaður viti til hvers er ætlast af honum og hvernig það er metið, þetta getur verið misjafnt milli einstaklinga. 

• Gætið þess að allir hafi nóg að gera og hafi viðeigandi verkefni. 

• Passið upp á að enginn gleymist, að allir tilheyri einhverjum hópi og taki fjarfundi með þeim. 

• Setjið upp markmið eða sameiginlega árangursmælikvarða, það getur verið tímaskráning, verkbeiðnir, skýrslur eða greiningar kláraðar osfrv.  

• Ef þið eruð að nota Teams  getur verið sniðugt að færa tilkynningar inn á spjall rásina þar og geyma tölvupóstsendingar fyrir mjög mikilvæg skilaboð. 

• Hafið það skýrt gagnvart starfsfólki hvar þau láta vita af sér og hvernig  t.d. þegar þau mæta til vinnu eða eru við, hvenær þau skreppa frá eða eru fjarverandi. 

• Hugið að jákvæðu orðalagi í textaskilaboðum svo ekki verði misskilningur á líðan og finnið t.d. ykkar eftirlætis tjámerki til að létta andrúmsloftið 🐸🙃 

• Gott er að fundur sé vel undirbúinn fundarefni sent út fyrirfram og afmarkið tíma fyrir spjall. 

• Tryggið að fundir séu skilvirkir og fundarefni og fundarstjórnun skýr.  Ein áskorun við fjarfundi er að sjá til þess að fólk missi ekki athyglina og fari að sinna öðrum málum, s.s. að svara tölvupóstum o.þ.h.   Ein leið er t.d. að spyrja beint hvað þátttakendum finnist um ákveðin málefni eða að láta umræðuna ganga á milli þeirra.  

• Passið upp á jafnvægi milli introverta og extroverta þær andstæður ýkjast oft á fjarfundum og extrovertarnir taka fundinn yfir og introvertarnir sitja bara og fylgjast með og komast ekki að. Það að búið sé að sammælast fundarmenningu og hegðun á fundum getur hjálpað mikið til við þetta.  

• Hugið að einstaklingunum, kannið hvort einhver í teyminu eigi sérstaklega erfitt með fókus þegar hann vinnur að heiman og finnið leiðir til að styðja við hann

Þessir skrýtnu tímar kalla á breytt vinnulag og meiri vinnulega einsemd og á sama tíma kannski líka meira heimilishald og foreldrahlutverk en á venjulegum virkum dögum. Það er mikilvægt að starfsfólk nái að koma sér upp vinnurútínu og sé við stýrið í vinnu og einkalífi á meðan þetta óvenjulega ástand varir.  Það skiptir líka máli að þið sem stjórnendur hlúið að teyminu ykkar og  sjáið til þess að markmið séu skýr og styðjið við jákvæðan vinnuanda og árangursríka teymismenningu.  Þetta er síðan kjörið tækifæri til að æfa okkur í aðlögunarhæfni og breyttum vinnubrögðum sem geta nýst okkur til framtíðar. 

Verið endilega í sambandi ef ykkur vantar ráð, þjálfun eða aðstoð. 

*Sálfræðilegt öryggi öryggi snýst um getu teymis til þess að vera hreinskilin hvort við annað, komið með hugmyndir, viðurkennt mistök og tekið áhættu án þess að vera hrædd við neikvæðar afleiðingar.  Ef sálfræðilegt öryggi er til staðar er líklegra að teymismeðlimir styðji hvort annað þegar þörf er á, skori á hugmyndir hvors annars og ákvarðanir til þess að ná betur markmiðum.